CRM för hantverkare: så håller du koll på förfrågningar och offerter

Vad ett CRM för hantverkare ska göra, skillnaden mot projektverktyg som Bygglet och Fieldly, vad det kostar och hur du kommer igång utan att det blir ännu ett system ingen använder.

Mikael är plattsättare i Uppsala. En måndag i september hade han förfrågningar på fyra ställen: två sms, ett mejl, ett meddelande på Messenger och en förfrågan från en offertsajt. Han skrev upp dem på baksidan av ett kvitto i bilen. Två veckor senare ringde en kvinna och frågade varför hon aldrig fått offerten på sitt badrum. Kvittot låg kvar i bilen. Jobbet gick till någon annan.

Mikael är inte slarvig. Han har bara inget ställe där förfrågningarna samlas och påminner honom. Det är precis det ett CRM är till för.

Vad är ett CRM?

CRM står för Customer Relationship Management, ungefär kundhantering. I praktiken är det en lista över alla dina kunder och förfrågningar, där du ser var varje kund befinner sig: ny förfrågan, platsbesök bokat, offert skickad, ja eller nej.

Skillnaden mot en anteckningsbok eller ett Excelark är att ett CRM kan göra saker själv. Det kan skicka ett sms när en förfrågan kommer in, påminna dig om en offert som inte fått svar och skicka en påminnelse till kunden dagen före platsbesöket. Läs mer i vad ett CRM-system är.

Projektverktyg eller CRM?

Det här är den vanligaste förvirringen. Många hantverkare säger ”vi har redan ett system” och menar ett projektverktyg.

	Projektverktyg	CRM
Exempel	Bygglet, Fieldly	GoHighLevel, HubSpot, Pipedrive
Används	Efter att kunden sagt ja	Innan kunden sagt ja
Gör	Projekt, tidrapporter, dokumentation och underlag för fakturering	Samlar förfrågningar, svarar, bokar, följer upp offerter
Problemet det löser	Att jobbet blir rätt och fakturerat	Att jobbet blir av över huvud taget

Båda behövs. Men om du bara har det ena, är det oftast CRM:et som saknas. Projektverktyget hjälper dig att göra jobbet rätt. CRM:et hjälper dig att få jobbet.

Det här ska ett CRM göra för en hantverkare

Samla alla förfrågningar. Formuläret på hemsidan, annonser på Facebook och Instagram, sms och mejl hamnar i samma lista. Inget ligger på ett kvitto i bilen.
Svara direkt. Kunden får ett sms inom en minut: ”Tack, jag har fått din förfrågan. Får jag fråga några saker om jobbet?” Även när du står på ett tak.
Ställa rätt frågor. Vad ska göras, var, när och ungefär vilken budget. Då vet du vilka förfrågningar som är värda ett platsbesök.
Boka platsbesök. Kunden väljer en tid i din kalender och får en påminnelse dagen innan.
Hålla koll på offerterna. Du ser vilka offerter som väntar på svar och hur gamla de är.
Följa upp automatiskt. Ett sms dag 2, ett samtal dag 5 och ett sista meddelande dag 10. Utan att du behöver komma ihåg det. Se exemplen i så följer du upp en offert.
Komma ihåg kunden efteråt. Ett tack efter jobbet, en fråga om någon granne också funderar, och en påminnelse när det är dags för service eller nästa jobb. Läs mer om återkommande kunder.

En förfrågan från början till slut

Så här kan Mikaels måndag se ut med ett CRM:

07.40 En kvinna i Sävja fyller i ett formulär i en Facebook-annons: badrum, 6 kvadratmeter, start i november.
07.41 Hon får ett sms från Mikaels nummer med tre frågor och en länk för att boka platsbesök.
07.55 Hon bokar torsdag klockan 16. Mikael får en notis.
Onsdag kväll Hon får en påminnelse om besöket.
Fredag Mikael skickar offerten. CRM:et flyttar kunden till ”offert skickad”.
Söndag Inget svar. CRM:et skickar: ”Hej! Fick du offerten? Säg till om något är oklart.”
Tisdag Hon svarar ja.

Mikael har inte skrivit ett enda sms själv, förutom offerten. Och ingen förfrågan har legat bortglömd.

Vad kostar ett CRM för hantverkare?

Det finns tre nivåer:

Gratis: gratisversioner av till exempel HubSpot. Bra för att samla kunder, men automatiska sms och uppföljningar kräver ofta betalversion eller eget arbete.
Färdiga CRM-system: från några hundra kronor i månaden och uppåt, beroende på hur många användare och funktioner du behöver.
Allt i ett, uppsatt åt dig: ett system som GoHighLevel, där formulär, sms, kalender, uppföljning och omdömen hänger ihop. Licensen kostar från cirka 97 dollar i månaden enligt deras prislista, plus kostnad för sms. Till det kommer uppsättningen, som du antingen gör själv eller får gjord.

Det viktigaste talet är inte vad systemet kostar, utan vad en tappad offert kostar. Ett badrum som försvinner för att ingen följde upp kan vara värt mer än flera års licens.

Hur många jobb tappar du i dag?

Svara ärligt på de här fem frågorna:

Vet du exakt hur många förfrågningar du fick förra månaden?
Får varje förfrågan svar samma dag, även när du står på ett jobb?
Vet du vilka offerter som väntar på svar just nu, utan att leta?
Följer du upp varje offert som inte fått svar inom en vecka?
Hör du av dig till gamla kunder när det är dags för nästa jobb?

Varje nej är ett ställe där jobb läcker ut. De flesta hantverkare svarar nej på minst tre.

Räkna på det. Säg att du skickar tio offerter i månaden och vinner tre. Om en uppföljning får en enda kund till att säga ja, har du fått en tredjedel mer jobb. Utan en enda ny förfrågan, och utan att sänka priset.

Så kommer du igång på en vecka

Det behöver inte bli ett stort projekt. Så här kan första veckan se ut:

Dag 1: Skriv upp alla ställen där förfrågningar kommer in i dag. Sms, mejl, telefon, Messenger, hemsidan, offertsajter.
Dag 2: Välj ett formulär som alla förfrågningar ska gå till, och lägg länken överallt: i Google-profilen, i bion på Instagram och på hemsidan.
Dag 3: Skriv svaret som skickas automatiskt när en förfrågan kommer in.
Dag 4: Gör stegen i listan: ny, platsbesök bokat, offert skickad, ja, nej.
Dag 5: Skriv de tre uppföljningarna för offerter som inte fått svar.
Dag 6: Testa allt. Be en vän skicka en förfrågan och se vad som händer.
Dag 7: Kör. Och flytta in de förfrågningar som redan ligger i mobilen.

Texterna du behöver

Tre texter räcker för att börja. Ändra det som står inom hakparentes.

Direkt svar på en ny förfrågan: ”Hej [namn]! Tack för din förfrågan om [jobbet]. Jag står på ett jobb just nu men återkommer i dag. Vill du boka ett platsbesök direkt kan du välja en tid här: [länk]. /[ditt namn]”

Påminnelse dagen före platsbesöket: ”Hej [namn]! Påminnelse om att jag kommer i morgon kl. [tid] för att titta på [jobbet]. Säg till om tiden inte passar längre.”

Uppföljning av offert, dag 2: ”Hej [namn]! Fick du offerten? Säg till om något är oklart, så förklarar jag eller justerar.”

Fem frågor innan du väljer system

Kan det ta emot förfrågningar från alla mina kanaler? Formulär, annonser, sms och mejl. Annars får du två listor igen.
Kan det skicka sms automatiskt? Mejl läses för sent. De flesta kunder svarar på sms samma timme.
Kan kunden boka tid själv? Varje gång du och kunden ringer fram och tillbaka om en tid, tappar ni fart.
Finns det på svenska, och fungerar sms i Sverige? Testa med ditt eget nummer innan du bestämmer dig.
Vem sätter upp det, och vem hjälper till när något krånglar? Ett system som ingen kan fixa blir liggande.

Får du ja på alla fem har du ett system som faktiskt kommer att användas. Det är viktigare än vilket märke det är.

Vanliga misstag

Att välja ett system som är för stort. Ett CRM med hundra funktioner som ingen orkar fylla i är sämre än en anteckningsbok. Börja med förfrågningar och offertuppföljning.

Att inte koppla in alla kanaler. Om förfrågningar från Facebook hamnar i CRM:et men sms:en ligger kvar i mobilen, har du fortfarande två listor.

Att göra allt manuellt. Hela poängen är att systemet svarar och följer upp själv. Måste du komma ihåg att trycka på en knapp, kommer det inte att bli gjort en stressig vecka.

Att tro att det ska ersätta projektverktyget. Behåll det som fungerar efter ja. CRM:et tar hand om det som händer innan.

Bygga själv eller få det byggt?

Du kan sätta upp ett enkelt CRM själv en helg. Det som tar tid är kopplingarna: formulär, annonser, sms-nummer, kalender och texterna i uppföljningen. Vill du hellre få det byggt, med annonser som fyller det med förfrågningar, läs om hemsida och kundsystem och marknadsföring för byggföretag.

Gör du ROT-jobb kan CRM:et också samla kundens personnummer och fastighetsbeteckning redan vid förfrågan. Mer om det i ROT-avdrag på fakturan.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan Bygglet och ett CRM?

Bygglet och Fieldly är projektverktyg för tiden efter att kunden sagt ja: projekt, tidrapporter och dokumentation. Ett CRM tar hand om tiden innan: förfrågningar, svar, platsbesök och uppföljning av offerter.

Behöver en enmansfirma ett CRM?

Ofta mest av alla. Den som är ensam står på jobbet hela dagen och har minst tid att svara och följa upp. Ett CRM gör det automatiskt.

Finns det gratis CRM för hantverkare?

Ja, det finns gratisversioner, till exempel av HubSpot. De räcker för att samla kunder, men automatiska sms och uppföljning kräver ofta en betalversion.

Vad är det viktigaste ett CRM ska göra för en hantverkare?

Följa upp offerter automatiskt. Det är där flest jobb försvinner.

Kan CRM:et skicka sms från mitt eget nummer?

Det beror på systemet och hur det sätts upp. Många skickar sms från ett eget företagsnummer eller med företagets namn som avsändare.