ROT-avdrag på fakturan: så gör du som hantverkare, med exempel

Johanna startade sin elfirma i Örebro i våras. Första villajobbet gick bra: nya uttag i köket, en laddbox i garaget och en ny elcentral. Kunden var nöjd. Sedan satt Johanna vid köksbordet en söndagskväll med fakturan och insåg att hon inte visste svaret på tre frågor: ska ROT-avdraget räknas före eller efter moms, räknas laddboxen som arbete eller material, och hur får hon pengarna från Skatteverket?

Det är de frågorna den här sidan svarar på, steg för steg, med ett räkneexempel du kan följa. Reglerna bygger på Skatteverkets information om rot- och rutarbete för företag.

Så fungerar ROT-avdraget för dig som hantverkare

ROT-avdraget är en skattereduktion för kunden, men det är du som hanterar den. Modellen kallas fakturamodellen och fungerar så här:

1. Du gör jobbet och skickar en faktura där ROT-avdraget redan är draget.
2. Kunden betalar det som är kvar, elektroniskt.
3. Du begär att Skatteverket betalar ut avdraget till dig.
4. Skatteverket kontrollerar att kunden har rätt till avdraget och betalar ut pengarna till ditt företag.

För kunden känns det som en rabatt. För dig betyder det att en del av betalningen kommer från Skatteverket i stället för från kunden, och lite senare. Har du många ROT-jobb igång samtidigt är det värt att ha med i planeringen av kassan.

Det spelar ingen roll om du har enskild firma eller aktiebolag. Reglerna är desamma, och i båda fallen måste företaget vara godkänt för F-skatt. Utan F-skatt får kunden inget ROT-avdrag alls.

Vad räknas som arbetskostnad?

Det är bara arbetskostnaden som ger avdrag. Det är den vanligaste källan till fel på fakturan.

Ger ROT-avdrag	Ger inget ROT-avdrag
Arbetstimmar för reparation, underhåll, ombyggnad och tillbyggnad	Material, till exempel kakel, kablar, färg och laddboxen i sig
Arbetet med att installera det kunden har köpt	Resekostnader och framkörning
	Maskiner och utrustning du hyr in

I Johannas fall ger installationen av laddboxen avdrag, men inte själva laddboxen. Det enklaste sättet att aldrig tveka är att alltid dela upp fakturan i tre rader: arbete, material och övrigt.

Vill du räkna på ett jobb direkt, använd ROT-kalkylatorn.

Före eller efter moms?

Efter moms. ROT-avdraget räknas på arbetskostnaden inklusive moms. Det är en av de vanligaste frågorna, och ett vanligt fel är att räkna 30 procent på beloppet utan moms. Då blir kundens avdrag för litet och fakturan stämmer inte med det Skatteverket räknar fram.

Exempel på faktura med ROT-avdrag

Johannas jobb, uppdelat på samma sätt som på fakturan:

Rad	Belopp
Arbete, 40 timmar à 750 kr	30 000 kr
Moms 25 % på arbetet	7 500 kr
Arbetskostnad inklusive moms	37 500 kr
Material, laddbox och elcentral	16 000 kr
Moms 25 % på materialet	4 000 kr
Summa att betala före avdrag	57 500 kr
ROT-avdrag, 30 % av 37 500 kr	−11 250 kr
Kunden betalar	46 250 kr

Skatteverket betalar sedan ut 11 250 kr till Johannas företag, när hon har begärt det och kunden har betalat sin del.

Äger två personer huset och betalar tillsammans, kan avdraget delas mellan dem. Då har de var sitt tak på 50 000 kr. Skriv på fakturan hur avdraget fördelas.

Uppgifterna som måste finnas

Saknas någon av de här uppgifterna kan Skatteverket inte pröva din begäran. Fråga efter dem redan när kunden tackar ja, inte när fakturan ska skickas.

• Kundens namn och personnummer. Är ni flera som delar avdraget, allas personnummer.
• För villa eller fritidshus: fastighetsbeteckningen.
• För bostadsrätt: föreningens organisationsnummer och lägenhetsnumret.
• Arbetskostnaden för sig, skild från material och övrigt.
• Antal timmar och vilken typ av arbete som gjorts.
• Ditt företags uppgifter och att företaget har F-skatt.

Ett tips: lägg in fälten för personnummer och fastighetsbeteckning direkt i ditt formulär eller i offerten. Då har du uppgifterna innan jobbet börjar.

Så begär du utbetalning från Skatteverket

1. Vänta tills kunden har betalat. Du kan bara begära utbetalning för det kunden faktiskt har betalat. Betalningen måste ske elektroniskt, till exempel med överföring, Swish eller kort. Kontant betalning räcker inte.
2. Logga in i Skatteverkets e-tjänst för rot- och rutarbete. Begäran kan bara lämnas elektroniskt.
3. Fyll i uppgifterna från fakturan: kunden, arbetskostnaden, betalt belopp, timmar och typ av arbete.
4. Skicka senast 31 januari året efter att kunden betalade. Betalade kunden i december, är det alltså bråttom i januari.
5. Skatteverket prövar om kunden har rätt till avdraget och betalar ut till ditt företag.

Delbetalar kunden, till exempel vid ett större jobb med flera fakturor, begär du utbetalning för varje del som är betald.

Vanliga misstag, och hur du slipper dem

Kunden har redan använt sitt avdrag. Har kunden gjort ROT-jobb tidigare under året kan taket vara nått. Då nekar Skatteverket helt eller delvis, och mellanskillnaden ska betalas av kunden. Skriv det i offerten från början, så blir det ingen diskussion.

Avdrag på material eller resor. Avdraget blir för stort och Skatteverket betalar inte ut allt. Dela alltid upp fakturan.

Kontant betalning. Då går det inte att få utbetalning. Säg till kunden i förväg hur hen ska betala.

Fel fastighetsbeteckning. En siffra fel och ärendet fastnar. Be kunden kopiera beteckningen från lagfarten eller Lantmäteriets uppgifter i stället för att skriva den ur minnet.

Begäran för sent. Efter 31 januari året efter betalningen är det för sent. Lägg in en påminnelse i kalendern varje år i början av januari.

Visa ROT-avdraget redan i offerten

Kunder jämför ofta offerter på slutsumman. Står det ”57 500 kr” hos dig och ”46 000 kr efter ROT” hos någon annan, ser du dyrast ut, fast du kanske är billigast.

Skriv därför båda: priset före avdrag och vad kunden betalar efter ROT-avdraget. Visa uträkningen på en rad. Det bygger förtroende, och kunden slipper räkna själv. Läs mer i hur man skriver en offert och använd gärna den gratis offertmallen.

Det här är också ett bra ställe att påminna om att avdraget sänktes från 50 till 30 procent vid årsskiftet. Kunder som renoverade förra året kan tycka att samma jobb blivit dyrt, och då hjälper det att visa siffrorna. Funderar du på ditt eget timpris, läs vad en hantverkare tar i timmen.

Vilka jobb ger ROT-avdrag?

ROT gäller reparation, underhåll, ombyggnad och tillbyggnad av kundens bostad. Några vanliga exempel:

• Renovering av badrum och kök
• Målning och tapetsering, inomhus och utomhus
• Byte av fönster, dörrar och golv
• Takarbeten och fasadrenovering
• El- och VVS-arbeten i bostaden
• Dränering och arbete på tomten som hör till bostaden

Det som inte ger avdrag är bland annat nybyggnation. Enligt Skatteverket ska bostaden ha tagits i bruk för minst fem år sedan för att arbetet ska ge ROT-avdrag. Det är därför ”rot avdrag efter 5 år” är en så vanlig sökning. Bygger kunden nytt, eller är huset bara ett par år gammalt, ska fakturan alltså inte ha något avdrag.

ROT-avdrag i bostadsrätt

I en bostadsrätt gäller avdraget för arbete i lägenheten som innehavaren själv betalar, till exempel ett nytt badrum eller nytt kök. Det som föreningen betalar, som stambyte i hela huset, ger inget avdrag för den enskilda medlemmen.

På fakturan anger du föreningens organisationsnummer och lägenhetsnumret i stället för fastighetsbeteckning. Be kunden om båda redan när offerten godkänns. Lägenhetsnumret är föreningens nummer, inte det som står på dörren, och många kunder vet inte skillnaden. Det står i kundens avtal med föreningen.

Kassaflödet: när kommer pengarna?

Med ROT kommer betalningen i två delar. Kunden betalar sin del när fakturan förfaller. Avdraget kommer från Skatteverket först när du har begärt utbetalning och Skatteverket har prövat ärendet.

För ett enstaka jobb spelar det liten roll. Men har du tre badrum igång samtidigt kan det handla om tiotusentals kronor som ligger ute. Tre saker gör det lättare:

1. Begär utbetalning samma dag som kunden betalar. Vänta inte till slutet av månaden.
2. Fakturera i delar på större jobb, så att både kundens och Skatteverkets del kommer in löpande.
3. Räkna med avdraget först när det är utbetalt i din likviditetsplan.

Checklista innan du skickar fakturan

• Arbete, material och övrigt står på egna rader
• ROT-avdraget är räknat på arbetskostnaden inklusive moms
• Kundens personnummer finns med, och alla som delar avdraget
• Fastighetsbeteckning, eller föreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer
• Antal timmar och typ av arbete
• Det står hur kunden ska betala, och att det ska ske elektroniskt
• Det står att kunden betalar mellanskillnaden om avdraget nekas

När ROT-jobben ska bli fler

ROT är ett säljargument i sig: kunden får 30 procent av arbetet betalt av staten. Men det hjälper bara om kunderna hittar dig och om varje förfrågan får svar. Många hantverkare tappar ROT-jobb för att offerten blir liggande utan uppföljning. Ett kundsystem kan samla förfrågan, uppgifterna för ROT och uppföljningen på ett ställe. Läs mer om CRM för hantverkare och marknadsföring för byggföretag.

Vanliga frågor

Räknas ROT-avdraget före eller efter moms?

Efter moms. Avdraget är 30 procent av arbetskostnaden inklusive moms.

Vad ska stå på en faktura med ROT-avdrag?

Arbetskostnaden för sig, material och övrigt för sig, antal timmar, typ av arbete, kundens personnummer och fastighetsbeteckning, eller föreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer vid bostadsrätt.

Hur lång tid har jag på mig att begära utbetalning?

Begäran ska ha kommit in till Skatteverket senast 31 januari året efter att kunden betalade.

Kan jag dra ROT-avdrag med enskild firma?

Ja. Reglerna är desamma för enskild firma och aktiebolag, så länge företaget har F-skatt.

Vad händer om Skatteverket nekar avdraget?

Då ska kunden betala mellanskillnaden. Skriv det i offerten eller avtalet från början.

Ger material ROT-avdrag?

Nej. Bara arbetskostnaden ger avdrag, inte material, resor eller maskiner.

Kan man få ROT-avdrag på ett nybyggt hus?

Nej. Enligt Skatteverket ska bostaden ha tagits i bruk för minst fem år sedan.

Kan kunden betala kontant?

Nej, inte om du ska få ut avdraget. Kunden måste betala elektroniskt, till exempel med överföring, Swish eller kort.